青海庆华集团已于2009年2月23日通过质量治理系统认证，并经过了陆续两年的监督审核。然而，系统文件的治理总是不能满足尺度4.2.3条款标要求，更不能满足企业治理的要求和出产安全治理的要求。尤其是各类《治理造度》、《操作规程》和《查核尺度》，由于现有办公自动化系统的不美满，无法执行动态治理（实时更新），且大量亏损纸张，文件治理难度大。
“文件节造”是指对各类文件（蕴含行政文件）和系统运行所需的其他文件的编写、核准、评审、会签、批改、状态标识，打印、复造、下载、上传和阅读使用等权限进行节造。同时，还要对文件的发放领域、使用权限、再核准、回收、作废和表来文件（重要指司法律规）执行有效治理。
集团公司各部门和各出产单元的文件（重要是治理造度），根基上是打印的纸质文件，因而，存在以下短处：
1、亏损大量纸张，文件统一治理的难度大，使用和查阅极度不便。由于得不到合用的文件，很难做到“有章可循”；
2、纸质文件的体式、结构、字体和字号等难以统一，各自为阵，五花八门；
3、部门之间沉复发文，同类文件混合使用，难以做到文件的一致性、充分性和合适性；
4、文件的批改和会签难度大，多部门、多个辅导会签时，由于人员难以集中耗费功夫长。尤其是合同的流转审签，时时延误功夫；
5、因人员的调动、转岗和去职，造成行政文件“朝令夕改”；
6、文件的使用权限、发放领域无法节造，文件流失严沉。尤其是人员辞职和调动时，纸质文件不便于收回；
7、文件批改不方便，难以做到文件的动态治理和有效性节造，并且批改文件过程中，浪费纸张严沉；
8、作废文件收回难度大或底子收不回，导致新旧文件同时使用，文件的一致性和有效性无法保障；
9、文件的保密性差，很容易泄露必要幼领域使用和必要保密的文件；
10、纸质文件和现有电子版文件的治理，易造成部门和单元之间的文件相互剽窃，很难做到文件的有效性和合适性，可操作性难以保障；
11、随着全面预算治理工作和绩效查核工作的发展，纸质文件易导致经营性报表和财政数据无法保密；
12、纸质文件使出产统计数据和绩效查核了局无法做到数据不被批改。
综上所述，纸质文件存在诸多短处，严沉故障着办公自动化的实现，降低了工作效能。选取“EIP”软件，不只费劲费时，并且必要大量投资。因而，对现佑装OA”中的“文件治理系统”进行充分开发和利用，阐扬该软件的职能，可根基解决系统文件和行政文件治理工作中存在的问题。
据相识，开发现佑装OA”中的“文件治理系统”，总用度可节造在5万元以内或更低（此价值非开发商提供）。
现佑装OA”中的“文件治理系统”开发实现后，系统文件和行政文件以及经济合同可方便地在“OA”上实现以下节造：
1、文件（蕴含合同）的会签、审批和流转可在局域网“OA”上实现。辅导出差在表时，也能够实现网上电子署名，可快捷地实现文件的审批和经营合一致沉要文件的审签，节约功夫；
2、各单元的文件假造、评审、核准、发放、批改和受控，可由授权的文控员实现节造；
3、文件发放和使用权限的审批，由企管办（组）和文件造订部门共同确定，填写电子版《文件发放和使用权限的审批表》，在“OA”上实现电子署名审批后，由企管办（组）文控员打开文件使用权限，供文件使用部门和有关人员使用。文件的使用权限须得到授权辅导核准后，企管办（组）文控员能力授权有关人员使用；
4、文件的批改，由文件的原造订部门经评审后填写电子版的《文件批改申请表》，经治理者代表或系统掌管人核准后，由出产单元企管办（组）文控员打开部门文件批改权限，部门批改后上传企管办（组）文控员，由企管办（组）在文件的会签核准页上实现文件的会签（电子署名）后，打上试行象征颁布试行一个月，期间无批改定见时，在文件的会签核准页上加盖受控印章后尝试；
5、文件作废时，由原文件造订部门或企管办（组）填写电子版的《作废文件清单》，经治理者代表或系统掌管人电子署名核准后，由企管办（组）文控员移除到“作废文件”夹中存档。存档的作废文件定期由企管办（组）文控员删除；
6、文件的版本和版次，执杏锥文件节造法式》中划定，一律在文件的页眉右侧按“×版本 第××次批改”标识；
7、各单元应不休鉴别与产品有关的司法律规和其他合用的司法律规，除部门必须保留的部门电子版文件和清单表，全数由企管办（组）在“OA”上颁布，以便司法律规资源共享；
8、“文件治理系统”开发实现后，各单元的受控文件，需经授权的系统掌管人核准，由文控员开明阅读使用权限后，方可阅读和使用。未授权的人员将无法或无权限进行批改、下载、打印、复造、拷贝、上传等操作或阅读使用，文件的一致性和保密性将得到节造；
9、单元和部门之间的《工作联系单》、《采购申报表》等也能够实现电子署名审批后，相互传送；
10、集团公司应积极奉行无纸化办公，确需打印的文件，由办公室和企管办（组）造订打印文件领域的有关划定，经核准后执行。
（起源：青海庆华集团煤化公司 许常宁）
